Kuinka osallistua messuille ulkomailla?

Suomessa järjestetään vuosittain lukuisia eri aihealueisiin keskittyviä messuja ja tapahtumia. Kaiken digitalisaation keskellä mikään ei pysty korvaamaan henkilökohtaisen yhteyden merkitystä, joten messuja ja niissä tapahtuvia kohtaamisia tarvitaan yhä. Suuri osa kotimaisista messuista palvelee kuitenkin vain kotimarkkinoiden tarpeita. Kansainvälisen yleisön tavoittamiseksi onkin siis lähdettävä ulkomaille.

Kansainvälisille markkinoille tähtääville yrityksille kansainväliset messut ovat monesti korvaamaton osa yrityksen markkinointia ja tuotteiden tekemistä tunnetuksi.

Kansainvälisten messujen mittakaava saattaa monesti hätkähdyttää. Messuhallit ovat jättimäisiä, osastot valtavia ja yleisöä käy moninkertaisesti kotimaisiin tapahtumiin verrattuna. Muutaman päivän aikana on mahdollisuus tavoittaa lukuisia kontakteja ympäri maailman ja siivittää näin yrityksen kansainvälistä kasvua.

Messut ulkomailla: huolellinen suunnittelu takaa onnistumisen

Jos kotimaassa messuosallistumiseen liittyy stressiä ja harmaita hiuksia, ulkomaisille messuille osallistuminen vasta stressaavaa onkin. Lääke tähän on huolellinen suunnittelu. Mitä kaikkea tulisi siis huomioida ja pitää mielessä kun osallistuu messuille ulkomailla?

Aloita perusasioista

Ensimmäinen ja tärkein asia on tietysti valita messut, joihin haluaa osallistua. Kun se on päätetty, voidaan suunnitella omaa osallistumista ja osastoa. Tähän tarvitaan riittävä budjetti.

Kuten millä tahansa ulkomaanmatkalla, on hyvä ottaa selvää paikallisesta kulttuurista, tutustua kohdekaupunkiin, sen ihmisiin ja tapoihin. Kulttuurierot on hyvä tiedostaa, jotta osaa toimia oikein, eikä tahattomasti loukkaa ketään.

Lisäksi tulee tietysti huomioida, että kaikkien osallistujien matkustusasiakirjat, vakuutukset ja rokotukset ovat voimassa. On myös hyvä tarkistaa etukäteen verkon käytön ja soittamisen kulut ulkomailla, jotta vältytään ikäviltä yllätyksiltä. Onko tarkoitus ajaa autoa, kelpaavatko ajokorttinne?

Puoli vuotta aikaisemmin

Osallistumispaikka messuilta on hyvä varata niin aikaisin, kuin vain on mahdollista. Nopeimmat kun vievät parhaat paikat päältä. Varmistakaa kuitenkin, että valittu paikka palvelee mahdollisimman hyvin tarpeitanne, sillä keskeisimmän paikan tavoittelu ei välttämättä aina ole järkevintä. Välillä on käytännöllistä harkita messuille osallistumista osana isompaa ryhmää.

Kun osallistuminen messuille on varmistunut, kannattaa lennot ja hotellit varata pian. Messujärjestäjiltä kannattaa kysellä yhteistyötarjouksia. Nyt on hyvä aika selvittää myös mahdolliset veroluonteiset maksut paikallisille viranomaisille.

3–4 kk ennen messuja

3-4 kuukautta ennen messuja on järkevää laatia lista tärkeistä päivämääristä ja aloittaa varsinaisen messuosaston pohjan ja graafisen ilmeen suunnittelu. Samaan aikaan tulee huolehtia valaistuksen, sähkön ja kalusteiden hankkimisesta. Mikäli olette valinneet kiinteät messuosaston seinät ja suunnittelette käyttävänne niissä esimerkiksi grafiikkaa tai hyllyjä, varmistakaa ettei niissä ole mitään ulostyöntyviä ja mahdollisesti vaarallisia rakenteita. Tarkistakaa lisäksi messukatalogeihin ilmoittautumisen takaraja.

Kansainvälisillä messuilla tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, millaisia rakennustöitä saatte itse tehdä. Varsinkin isommat messuosaston pystyttämiseen liittyvät työt vaativat ammattilaisten palkkaamista.

2 kk ennen messuja

Muutama kuukausi ennen messuja on syytä ottaa selvää mitkä ovat vaihtoehdot messuosaston materiaalien kuljettamiseksi. Aikataulussa kannattaa huomioida mahdolliset tullin aiheuttamat viivästykset. Laivarahti on edullisempi, mutta huomattavan hidas kuljetusmuoto. Lentorahti on nopeampi, mutta vastaavasti kalliimpi ratkaisu.

Yksinkertaisinta on käyttää kuljetusliikettä, joka kuljettaa tavarat varastoltanne suoraan messupaikalle ja huolehtii tullimaksuista sekä muista muodollisuuksista. Kiinnitä kuitenkin huomiota siihen, että kuljetusliikkeen tarjous pitää sisällään kaikki kulut, ja että kuljetusyhtiöllä on tarvittavat luvat liikkua messualueella rakennustöiden aikaan.

Entäpä paluu messuilta, kannattaako tavarat tuoda takaisin? Varsinkin painavien kalusteiden kuljettaminen takaisin saattaa tulla kalliimmaksi kuin tuotteiden todellinen arvo.

Jos messuosaston materiaalien ja kalusteiden rahtaaminen tuntuu turhalta, kannattaa muistaa, että asian voi hoitaa myös helpommin. Esimerkiksi Happyecon messuosasto on kevyt ja kätevä kuljettaa. Pienemmät osastot kulkevat matkustajan mukana lentokoneessa.

1,5 kk ennen messuja

Messujen lähestyessä on syytä tarkistaa, että kaikki tarvittava on tilattu ja huolehdittu. Tähän listaan kuuluvat asiat, kuten huonekalut, valaistus, kulkuluvat ja pysäköintiluvat. Mikäli messut ovat alueella, jossa englantia ei juurikaan puhuta, voi olla tarpeen käyttää tulkkia.

Huolehtikaa lisäksi, että mahdollisten printtimateriaalien toimitus sujuu ajallaan. Valmistelkaa hinnastot sopivassa valuutassa. Varmistakaa, että koko henkilökunta on perehdytetty ja he ovat tietoisia hinnoittelurakenteesta- ja käytännöistä.

Mikäli teette messuilla käteismyyntiä, hankkikaa pohjakassa ja vaihtorahaa paikallisessa valuutassa.

1 viikko ennen messuja

Viimeisellä viikolla ennen messuja kaiken pitäisi olla hyvällä mallilla. Nyt on oikea aika tehdä viimeiset tarkistukset, jotta kaikki sujuu huoletta.

Ovathan tavarat ovat ajallaan matkalla messuille? Ovatko kaikki deadlinet ja aikarajoitukset rakentamista varten ovat tiedossa?

Vaivattomampi vaihtoehto?

Osallistuminen messuille ulkomailla voi olla stressaava kokemus. Jos osallistumisen haluaa toteuttaa vaivattomammin, vaihtoehto voi olla Happyeco-messuosasto.