Mistä messuosaston kustannukset koostuvat?
Messuosaston kustannukset koostuvat monesta osatekijästä. Budjettia saa varata niin näyttelytilaan tai messuosaston paikanvuokraan, osaston suunnitteluun, osaston rakentamiseen, kalusteisiin, valaistukseen, kuljetukseen kuin messuosastolla työskentelevän henkilökunnan palkkaan. Jos messuille osallistutaan kaukaa, tulee osallistumiskulujen päälle varata vielä messuosastolla työskentelevien majoittumisesta syntyvät kustannukset.
Lisäksi valittu messuosaston toteutustapa vaikuttaa suuresti kustannuksiin. Millainen osastoratkaisu valitaan? Rakennetaanko osastolle tapahtumaa varten räätälöity kerran käytettävä osasto, valitaanko messujärjestäjän tarjoama valmis pakettiratkaisu, vai hankitaanko oma osasto, jota voi käyttää monilla eri messuilla? Jokaisessa ratkaisussa on omat hyvät puolensa ja yrityksen tarpeet määrittelevät sen, millainen osastoratkaisu sopii kenellekin parhaiten. Kannattaa huomata, että jos samaa osastoa käytetään useita kertoja eri messuilla, se voi maksaa itsensä takaisin jo muutaman käyttökerran jälkeen.
Kolme tapaa arvioida messuosaston kustannukset
Aikaisemmat messuprojektit antavat hyvän pohjan tulevien messuosastojen kustannusten arvioinnille, erityisesti jos syntyneet kulut on kirjattu selkeästi ylös. Jos aikaisempaa kokemusta messuosallistumisesta tai messuosaston järjestämisestä ei ole, on luotettava valistuneeseen arvioon.
1. Arvioi kulut osa-alueittain
Yksi tapa on jakaa messuosaston kulut pääkategorioihin ja antaa niille kullekin arvio parhaan mahdollisen tiedon mukaisesti.
- Osallistumiskulut
- Osasto
- Markkinointi
- Henkilöstö
Vinkki: hyödynnä valmista Excel-pohjaa messuosaston kustannusten kirjaamisessa ja arvioinnissa.
2. Arvio prosenteissa
Käytetty kaava suuntaa-antavaan arvioon on:
25 % kuluista näyttelytilan paikanvuokra
40 % osaston suunnittelu ja rakentaminen
15 % henkilöstö
20 % markkinointi
3. Nyrkkisääntö
Jos arvioksi riittää täysin suuntaa-antava osviitta kustannuksista, nyrkkisääntö näyttelytilan paikanvuokrakustannukset kerrottuna viidellä voi olla riittävä tarkkuustaso.
Kustannusten kirjaaminen ylös kannattaa
Paras ja tarkin kustannuslaskelma saadaan, kun pohjana käytetään tietoa aikaisemman messuosallistumisen kuluista. Siksi osaston kustannusten kirjaaminen ylös jo messuprojektin aikana voi osoittautua hyödylliseksi, kun pölyt ovat laskeutuneet ja suunnitellaan jälleen seuraavaa messuosastoa.
Kirjaaminen kannattaa aloittaa sitä mukaa, kun tarjouksia kertyy ja aivan viimeistään laskun saavuttua. Käytä tähän esimerkiksi yllämainittua Excel-pohjaa, tai muuta itsellesi toimivaa tapaa pitää kirjaa kuluista.
Jos kustannuslaskelmapohjan haluaa viedä askeleen pidemmälle, voi omat sarakkeet lisätä arviolle ja toteutuneelle kustannukselle. Kun tulevan messuprojektin kohdalla sarakkeet täsmäävät eurolleen, olet virallisesti messuosaston kustannuslaskelmaguru!
